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Quando il numero di email comincia ad essere considerevole, Outlook fatica a gestirle e si corre addirittura il rischio di un noioso blocco, se si raggiunge il limite di dimensioni massime del file PST (20 GB per Office 2003 ed Office 2007, 2 GB per le versioni precedenti).

Per evitare di andare incontro ad una situazione del genere, è necessario alleggerire il nostro archivio. Una soluzione alternativa alla creazione di nuovi archivi PST è l'esportazione della posta su disco fisso: per fare ciò, è sufficiente munirsi del software GestrEmail, un tool semplice ma efficace.

Questo applicativo ci consente di salvare i messaggi di posta elettronica come file singoli in formato MSG: tali file sono del tutto identici ad un'email all'interno di Outlook, compresa formattazione, allegati, HTML, ecc..

È possibile riportare tali file all'interno di Outlook semplicemente con un Drag & Drop.

Vantaggi derivanti dall’utilizzo di GestrEmail:
- Archiviazione su disco fisso delle email ricevute;
- Possibilità di pianificare le esportazioni in determinati orari e giorni, in modo completamente automatico;
- Estrazione delle email in cartelle separate come all’interno di outlook;
- Ricerca Avanzata(testo contenuto, allegati, ecc.) sui messaggi esportati;
- Filtraggi su tutti gli elementi presenti nel database;
- Possibilità di cancellare automaticamente le email esportate;
- Compatibilità dei file '.msg' con lo strumento di ricerca di Windows;
- Possibilità di cancellare le email presenti nell’archivio di Outlook, con conseguente alleggerimento dello stesso(Outlook tende a bloccarsi se le email da gestire sono molte);
- Esecuzione di backup più semplici;
- Libertà di continuare ad utilizzare il pc durante l’estrazione delle email anche nel caso di quantità di messaggi elevata;
- Gestione migliore dei documenti compresi gli allegati;
- Condivisione delle mail in una rete locale;
- Possibilità di impostare delle cartelle predefiniti a cui far affluire le mail presenti in specifiche cartelle Outlook;
- Funzione esportazione veloce di email con un clic sull'icona presente nel system tray;
- E' portable, quindi può essere installata su chiave usb;
- Compatibilità con Outlook 2000, 2002 (XP), 2003, 2007 e 2010.